Налоговое управление США (IRS) разработало формы ?94Х-Х? для внесения поправок в ранее поданные налоговые декларации работодателей. Эти формы полностью, строка за строкой, повторяют первоначальные декларации, которые они предназначены исправить. В случае Формы 940 соответствующая ей форма ?X? отсутствует. Налогоплательщикам необходимо использовать Форму 940 для исправления ранее поданной декларации, отметив поле ?Декларация с внесенными поправками? (Amended) в верхнем правом углу Формы 940.
Обнаружив ошибку, работодателю следует незамедлительно ее исправить, используя одну из форм ?Х?, приведенных ниже. Например, для исправления ошибок, обнаруженных в ранее поданной Форме 941, следует воспользоваться Формой 941-X ?Скорректированная ЕЖЕКВАРТАЛЬНАЯ федеральная декларация работодателя или востребование возврата? (Adjusted Employers QUARTERLY Federal Tax Return or Claim for Refund).
Налогоплательщики, ходатайствующие о полной или частичной отмене наложенных на них штрафов и начисленных процентов, продолжат использовать Форму 843.
Как правило, исправление ошибочно удержанного федерального подоходного налога возможно только в случае обнаружения ошибки в том же календарном году, в котором была выплачена заработная плата. Кроме того, в случае чрезмерного удержания вы можете внести исправления, только если вы возместили работникам этот излишек в том же году.
За предыдущие годы вы можете исправить только административные ошибки (например, если в строке 3 Формы 941 вы указали сумму, не соответствующую фактически удержанной из заработной платы работника), а также ошибки, к которым применимы ставки, указанные в разделе 3509 Налогового кодекса. См. раздел 13 Публикации №15 ?Руководство по налогам для работодателя? (Английский) для дополнительной информации об исправлениях в течение календарного года и об административных ошибках. См. раздел 2 Публикации №15, чтобы получить дополнительную информацию о разделе 3509 Налогового кодекса.
В целом, правила, касающиеся корректировок удержания подоходного налога, применяются и к корректировкам удержания дополнительного налога в фонд программы Medicare.
В случае переплаты: для исправления переплаты работодатели должны использовать соответствующую форму ?Х?. Эта форма может служить либо для внесения поправок, либо для подачи востребования возврата переплаченных налогов.
?Корректировка? применяется, если по желанию работодателя переплата зачитывается в налоговый период, приходящийся на квартал, в котором была подана Форма 94X-X.
?Востребование? применяется для запроса возврата переплаты или ее отмены.
Если вы подаете Форму 94X-X для исправления переплаты суммы налога за последние 90 дней периода ограничения, вы должны использовать ?востребование?. Вы не можете использовать ?корректировку?.
В случае недоплаты: для исправления недоплаты работодатели должны использовать ?корректировку? и соответствующую Форму ?Х?. Сумма задолженности должна быть уплачена с получением Формы ?Х?. Уплату можно произвести электронным способом посредством системы , платформы ?Direct Pay?, дебетовой или кредитной картой, а также чеком или денежным переводом. Если вы платите чеком или денежным переводом, выпишите его на имя “United States Treasury” (Министерство финансов США). На чеке или денежном переводе обязательно укажите свой идентификационный номер работодателя (EIN), “Form 941-X” (Форма 941-X), календарный квартал, в котором вы внесли исправления (например, “Quarter 2” (Квартал 2)), и календарный год квартала, за который вы внесли исправления.
Если вы используете как ?корректировку?, так и ?востребование?, вы должны подать две отдельные формы. Для ?корректировки? заполните одну Форму 94X-X, чтобы исправить недоплаченную сумму налога и уплатить причитающийся налог. Для ?востребования? подайте вторую Форму 94X-X, чтобы исправить переплаченные суммы.
Налоговые формы с внесенными поправками серии 94X
Вы можете подать декларации работодателя с поправками в электронном виде, используя Форму 941-X (Английский), Форму 943-X (Английский) и Форму 945-X (Английский). Специальная программа позволяет вам подать в электронном виде Форму 940 с поправками. Система Modernized e-File (MeF) (Английский), предназначенная для налогов работодателя, предлагает безопасный и точный способ подачи деклараций с поправками в электронном виде.
Беспроцентная корректировка и востребование возврата переплаченных налогов (Interest-Free Adjustments and Refund Claims)
Хотя работодатели должны подать соответствующую Форму 94X-X, указывающую корректировку недоплаты, до даты подачи налоговой декларации за налоговый период, в котором была обнаружена ошибка, нормативы требуют, чтобы работодатели выплатили всю недоплату налога к моменту подачи скорректированной налоговой декларации, чтобы иметь право на беспроцентные корректировки в соответствии с разделами 6205 и 6413 Налогового кодекса, а также на возврат и отмену в соответствии с разделами 6402, 6414 и 6404 Налогового кодекса. В противном случае исправление не будет соответствовать требованиям для полностью беспроцентной налоговой корректировки. Разъяснение Налогового управления 2009-39 (Английский) иллюстрирует применение беспроцентной корректировки и процесс востребования возврата. Беспроцентные корректировки недоплаченных налогов FUTA не предусмотрены.
Согласие наемного работника с востребованием о возврате
Процедура Налогового управления 2017-28 (Английский) разъясняет требования к работодателям о получении согласия наемного работника на востребование возврата переплаченных налогов, взимаемых в рамках Федерального закона о страховых взносах (Английская аббревиатура – FICA) и Закона о пенсионном налоге для работников железнодорожного транспорта (Английская аббревиатура – RRTA). В ней уточняются основные требования как в отношении просьбы о согласии работника, так и в отношении самого согласия работника. Эта Процедура позволяет запрашивать, предоставлять и сохранять согласие в электронном формате. В ней также содержится объяснение термина ?разумные усилия?, позволяющие работодателю востребовать возврат уплаченной им доли налогов FICA и RRTA, если согласие работника не получено.
Процесс заключения добровольного соглашения о выплате налогов работодателя (Английская аббревиатура – VCAP-ET)
Налоговое управление США (IRS) разработало добровольный административный процесс, позволяющий постоянно и окончательно решать определенные споры о налогах, удерживаемых работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму, не связанные с классификацией работника, с помощью программы соглашения о налоговых обязательствах. Целью этого добровольного процесса является уменьшение административного бремени за счет экономии времени и ресурсов как IRS, так и налогоплательщиков и улучшения добровольного соблюдения законодательства в определенных ограниченных ситуациях. В рамках этого административного процесса, наряду с другими конкретными требованиями, налогоплательщики должны продемонстрировать, что Форма 94X-X и другие процедуры внесения поправок не позволят быстро, постоянно и окончательно урегулировать спор (споры). Хотя эти процедуры предусматривают подачу запросов для заключения соглашения о налоговых обязательствах, вопрос о том, будет ли такое соглашение заключено, остается на единоличном усмотрении руководителя IRS. Для дополнительной информации, обратитесь к разделу ?Процесс заключения добровольного соглашения о налоговых обязательствах - вопросы налогов, удерживаемых работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму (VCAP-ET)?.