FS-2013-9SP, 15 de julio de 2013
Muchos empleadores ceden al exterior contratos de nómina y obligaciones tributarias correspondientes a terceros tales como proveedores de servicios de nómina (PSP, por sus siglas en inglés) y agentes que presentan informes (RA, por sus siglas en inglés). Los pagadores acreditados pueden ayudar a los empleadores a simplificar sus operaciones comerciales mediante la recaudación, depositando a tiempo los impuestos y presentando las declaraciones de nómina necesarias ante las autoridades estatales y federales a nombre del empleador.
Aunque la mayoría de los negocios proveen un buen servicio, desafortunadamente, hay otros que no protegen los intereses de sus clientes. Durante los últimos meses, varios individuos y compa?ías en todo el país han sido enjuiciados por robar los fondos destinados para el pago de impuestos sobre la nómina. Ejemplos (en inglés) de estos exitosos enjuiciamientos pueden verlos en IRS.gov.
Al igual que los empleadores que manejan sus propias obligaciones de nómina, los empleadores que ceden esta función, son legalmente responsable de todos los impuestos de nómina adeudados. Esto incluye todos los impuestos federales retenidos de los ingresos, así como la porción que les corresponden pagar al empleado y empleador por concepto de seguro social e impuestos de medicare. Esto es cierto aun si el empleador adelanta pagos de impuestos a una PSP o RA para hacer los depósitos y pagos correspondientes. Para un resumen de cómo las responsabilidades y obligaciones de agentes, agentes que presentan informes, y proveedores de servicios de nómina, mire la Tabla de arreglo de terceros (en inglés) en IRS.gov.
Aquí hay algunas medidas que pueden tomar los empleadores para protegerse de terceros pagadores sin escrúpulos.
- Inscríbase en el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales y asegúrese de que el PSP o RA use EFTPS para hacer depósitos federales. El Departamento del Tesoro presta estos servicios gratuitamente. EFTPS le brinda a los empleadores una forma segura y fácil de acceder su historial de pago cuando los depósitos son hechos bajo su número de identificación del empleado (EIN) permitiéndoles monitorear si sus terceros están cumpliendo con su responsabilidad tributaria. Esta elección también brinda la opción de realizar depósitos faltantes, así como pagar impuestos individuales o de negocios electrónicamente. Para inscribirse y obtener mas información llame al 1-800-555-4477 o visitando (en inglés).
- Absténgase de substituir la dirección del tercero por la dirección del empleador. Aunque a los empleadores se les permite la opción de hacer o de aceptar un cambio, el IRS recomienda a los empleadores el continuar usando la dirección que esta en el registro de la agencia tributaria. De esa forma, garantiza que el empleador continúe recibiendo cuentas, avisos, y correspondencia relacionada con su cuenta. También ofrece a los empleadores una manera de controlar al tercero y detectar fácilmente cualquier desviación de fondos indebida.
- Contacte al IRS sobre cualquier cuenta o aviso lo antes posible. Esto es sumamente importante si esta relacionado con un pago que un empleador cree haber hecho o debía haberse hecho a través de un tercero. Llame al número en la cuenta, escríbale a la oficina del IRS que envío la cuenta, o a la línea telefónica nacional del IRS para negocios al 1-800-829-4933 o visite su oficina local.
- Para empleadores que optan por usar un agente informador, tenga en cuenta que hay normas especificas que aplican a los RA’s. Entre otras cosas, generalmente, los organismos que presentan informes están obligados a utilizar el EFTPS y presentar las declaraciones de impuestos de nómina electrónicamente. También tienen la obligación proveerles a los empleadores un documento escrito con detalle las responsabilidades del empleador, incluso un recordatorio diciendo que el empleador, y no el organismo que presenta informes tiene que legalmente presentar a tiempo las declaraciones de impuestos y pagar cualquier monto adeudado. Esta declaración debe proporcionarse al celebrar un contrato con el empleador y cada tres meses después de eso. Para más información, puede ver Reporting Agents File en IRS.gov.
- Familiarícese con las Fechas de vencimiento (en inglés) al pago de impuesto que aplican a empleadores y utilice el Calendario de impuesto de peque?os negocios (en inglés) para que este al tanto de estas fechas claves.