obÌåÓý

FS-2013-9SP, 15 de julio de 2013

Muchos empleadores ceden al exterior contratos de n¨®mina y obligaciones tributarias correspondientes a terceros tales como proveedores de servicios de n¨®mina (PSP, por sus siglas en ingl¨¦s) y agentes que presentan informes (RA, por sus siglas en ingl¨¦s). Los pagadores acreditados pueden ayudar a los empleadores a simplificar sus operaciones comerciales mediante la recaudaci¨®n, depositando a tiempo los impuestos y presentando las declaraciones de n¨®mina necesarias ante las autoridades estatales y federales a nombre del empleador.     

Aunque la mayor¨ªa de los negocios proveen un buen servicio, desafortunadamente, hay otros que no protegen los intereses de sus clientes.  Durante los ¨²ltimos meses, varios  individuos y compa?¨ªas en todo el pa¨ªs han sido enjuiciados por robar los fondos destinados para el pago de impuestos sobre la n¨®mina.  Ejemplos (en ingl¨¦s) de estos exitosos enjuiciamientos pueden verlos en IRS.gov.

Al igual que los empleadores que manejan sus propias obligaciones de n¨®mina, los empleadores que ceden esta funci¨®n, son legalmente responsable de todos los impuestos de n¨®mina adeudados. Esto incluye todos los impuestos federales retenidos de los ingresos, as¨ª como la porci¨®n que les corresponden pagar al empleado y empleador por concepto de seguro social e impuestos de medicare.  Esto es cierto aun si el empleador adelanta pagos de impuestos a una PSP o RA para hacer los dep¨®sitos y pagos correspondientes.   Para un resumen de c¨®mo las responsabilidades y obligaciones de agentes, agentes que presentan informes, y proveedores de servicios de n¨®mina, mire la Tabla de arreglo de terceros (en ingl¨¦s) en IRS.gov.

Aqu¨ª hay algunas medidas que pueden tomar los empleadores para protegerse de terceros pagadores sin escr¨²pulos.

• Inscr¨ªbase en el Sistema de Pago Electr¨®nico de Impuestos Federales y aseg¨²rese de que el PSP o RA use EFTPS para hacer dep¨®sitos federales.  El Departamento del Tesoro presta estos servicios gratuitamente.  EFTPS le brinda a los empleadores una forma segura y f¨¢cil de acceder su historial de pago cuando los dep¨®sitos son hechos bajo su n¨²mero de identificaci¨®n del empleado (EIN) permiti¨¦ndoles monitorear si sus terceros est¨¢n cumpliendo con su responsabilidad tributaria.  Esta elecci¨®n tambi¨¦n brinda la opci¨®n de realizar dep¨®sitos faltantes, as¨ª como pagar impuestos individuales o de negocios electr¨®nicamente.  Para inscribirse y obtener mas informaci¨®n llame al 1-800-555-4477 o visitando (en ingl¨¦s).
   
• Abst¨¦ngase de substituir la direcci¨®n del tercero por la direcci¨®n del empleador.  Aunque a los empleadores se les permite la opci¨®n de hacer o de aceptar un cambio, el IRS recomienda a los empleadores el continuar usando la direcci¨®n que esta en el registro de la agencia tributaria.  De esa forma, garantiza que el empleador contin¨²e recibiendo cuentas, avisos, y correspondencia relacionada con su cuenta.  Tambi¨¦n ofrece a los empleadores una manera de controlar al tercero  y detectar f¨¢cilmente cualquier desviaci¨®n de fondos indebida.
   
• Contacte al IRS sobre cualquier cuenta o aviso lo antes posible.  Esto es sumamente importante si esta relacionado con un pago que un empleador cree haber hecho o deb¨ªa haberse hecho a trav¨¦s de un tercero. Llame al n¨²mero en la cuenta, escr¨ªbale a la oficina del IRS que env¨ªo la cuenta, o a la l¨ªnea telef¨®nica nacional del IRS para negocios al 1-800-829-4933 o visite su oficina local. 
   
• Para empleadores que optan por usar un agente informador, tenga en cuenta que hay normas especificas que aplican a los RA¡¯s.  Entre otras cosas, generalmente, los organismos que presentan informes est¨¢n obligados a utilizar el EFTPS y presentar las declaraciones de impuestos de n¨®mina electr¨®nicamente.  Tambi¨¦n tienen la obligaci¨®n proveerles a los empleadores un documento escrito con detalle las responsabilidades del empleador,  incluso un recordatorio diciendo que el empleador, y no el organismo que presenta informes tiene que legalmente presentar a tiempo las declaraciones de impuestos y pagar cualquier monto adeudado.  Esta declaraci¨®n debe proporcionarse al celebrar  un contrato con el empleador y cada tres meses despu¨¦s de eso. Para m¨¢s informaci¨®n, puede ver Reporting Agents File en IRS.gov.
   
• Familiar¨ªcese con las Fechas de vencimiento (en ingl¨¦s) al pago de impuesto que aplican a empleadores y utilice el Calendario de impuesto de peque?os negocios (en ingl¨¦s) para que este al tanto de estas fechas claves.