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FS-2006-7SP, enero de 2006

El reconstruir los registros luego de un desastre podr¨ªa ser esencial para prop¨®sitos tributarios, as¨ª como para recibir ayuda federal o un reembolso de seguros. Los registros que usted necesita para demostrar su p¨¦rdida pudieron haber sido da?ados o destruidos por un hecho fortuito. Aunque quiz¨¢ no sea f¨¢cil, el reconstruir sus registros podr¨ªa ser esencial para:

• Prop¨®sitos tributarios ¨C Quiz¨¢ tenga la necesidad de reconstruir sus registros para demostrar que tiene una p¨¦rdida por hecho fortuito y la cantidad de la p¨¦rdida. Para calcular su p¨¦rdida por hecho fortuito, y la cantidad de la p¨¦rdida necesita determinar: 1) la disminuci¨®n en el valor de la propiedad como resultado del hecho fortuito y 2) la base ajustada de la propiedad (normalmente, el costo de la propiedad y las mejoras). Puede deducir la menor de estas dos cantidades, menos el reembolso del seguro u otro reembolso. Vea la Publicaci¨®n 547 (SP) para m¨¢s informaci¨®n sobre c¨®mo calcular la deducci¨®n de una p¨¦rdida por un hecho fortuito.

Si usted repara los da?os causados por el hecho fortuito, o si gasta dinero en la limpieza de la propiedad, mantenga las facturas de las reparaciones y todo otro registro de los trabajos realizados y el costo de los mismos.  Usted no puede deducir estos costos, pero puede usarlos para medir la disminuci¨®n del valor normal en el mercado causada por el hecho fortuito, si se hacen las reparaciones, no son excesivas, son necesarias para devolver la propiedad a su estado antes del hecho fortuito, son ¨²nicamente para reparar los da?os y no hacen que el valor de la propiedad sea mayor que el valor de la propiedad antes del hecho fortuito.

• Reembolso de seguros.
   
• La Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA, por sus siglas en ingl¨¦s) y la ayuda de la Agencia Federal para el Desarrollo de Peque?as Empresas  ¨C Mientras m¨¢s precisamente calcule su p¨¦rdida, m¨¢s cuantiosos ser¨¢n los pr¨¦stamos y las subvenciones que podr¨ªa obtener.

Los siguientes consejos quiz¨¢ le puedan ayudar a reconstruir sus registros para poder demostrar la p¨¦rdida de propiedad de uso personal o de negocio:

Residencia Personal/Propiedad Inmueble

• Aseg¨²rese de tomar fotograf¨ªas tan pronto como sea posible luego del hecho fortuito para establecer la severidad del da?o.
   
• Comun¨ªquese con la compa?¨ªa de t¨ªtulos, la compa?¨ªa de dep¨®sito en garant¨ªa (plica o escrow, en ingl¨¦s) o el banco que se encarg¨® de la compra para obtener copias de los documentos de plica.  Su corredor de bienes ra¨ªces quiz¨¢ pueda ayudarle.
   
• Use el estado de cuenta actual del impuesto sobre la propiedad inmueble, si est¨¢ disponible, para saber qu¨¦ proporcion de su propiedad consta de terreno y que proporci¨®n consta de edificios.  Si no est¨¢ disponible, obtenga copias de la oficina del tasador del condado.
   
• Verifique con compa?¨ªas de tasaciones para localizar una biblioteca que tenga libros con listas de propiedades ofrecidas en venta anteriormente.  ?stos se pueden usar para buscar ¡°propiedades comparables¡± para establecer la base o el valor normal en el mercado de la suya.  Las ¡°propiedades comparables¡± son aqu¨¦llas cuyo precio de venta se puede comparar dentro del mismo vecindario.
   
• Verifique con su compa?¨ªa hipotecaria para obtener copias de toda tasaci¨®n u otra informaci¨®n que pueda tener sobre el costo o el valor normal en el mercado.
   
• Registros tributarios ¨C Inmediatamente luego del hecho fortuito, presente el Formulario 4506, Request for Copy of Tax Return (Solicitud para una copia fiel de su declaraci¨®n de impuestos), en ingl¨¦s, para solicitar copias de los ¨²ltimos cuatro a?os de declaraciones de impuestos sobre el ingreso.  Para obtener copias de trasuntos de los ¨²ltimos cuatro a?os, puede presentar el Formulario 4506-T, Request for Transcript of Tax Return (Solicitud para un trasunto o un informe de la declaraci¨®n de impuestos), en ingl¨¦s.  Escriba la designaci¨®n correcta del desastre, tal como, ¡°HURRICANE KATRINA¡± (Hurac¨¢n Katrina), en letras rojas en la parte superior de los formularios para agilizar la tramitaci¨®n y para eximirse del pago de las cuotas de usuario.
   
• Formulario 4506, Request for Copy of Tax Return (Solicitud para una copia fiel de su declaraci¨®n de impuestos)
   
• Formulario 4506-T, Request for Transcript of Tax Return (Solicitud para un trasunto o un informe de la declaraci¨®n de impuestos)
   
• P¨®liza de Seguro ¨C La mayor¨ªa de las p¨®lizas indican el valor del edificio a fin de establecer la cantidad base a efectos del seguro por valor de reposici¨®n.
  • Si usted no est¨¢ seguro de c¨®mo comunicarse con su compa?¨ªa de seguros, indague con el departamento estatal de seguros de la .
     
• Mejoras ¨C Llame al (a los) contratista(s) para saber si hay registros disponibles.  Si es posible, obtenga documentos de los contratistas que verifiquen su trabajo y el costo.
  • Obtenga declaraciones de amigos y familiares que vieron su casa antes y despu¨¦s realizarse mejoras.  Verifique si alguno de ellos tiene fotograf¨ªas tomadas en fiestas o reuniones.
  • Si obtuvo un pr¨¦stamo para mejoras en la vivienda, obtenga la documentaci¨®n de la instituci¨®n que le otorg¨® el pr¨¦stamo.  La cantidad del pr¨¦stamo le podr¨ªa ayudar a establecer el costo de las mejoras.
     
• Propiedad Heredada ¨C Verifique los expedientes judiciales para ver los valores de la propiedad que pasa por el juzgado de sucesiones.  Si existi¨® un fideicomiso o un caudal hereditario, comun¨ªquese con el abogado que administr¨® el caudal hereditario o el fideicomiso.
   
• Si no hay otros registros disponibles ¨C indague con la oficina del tasador del condado sobre expedientes de a?os anteriores relacionados con la propiedad. Busque el valor tasado y pregunte por el porcentaje de tasaci¨®n correspondiente al valor de la propiedad en el momento de la compra. ?sta es una estimaci¨®n aproximada, pero es mejor que no tener expediente alguno.

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Kelley¡¯s Blue Book, NADA y Edmunds est¨¢n disponibles, en ingl¨¦s, en Internet y en la mayor¨ªa de las bibliotecas.  Son buenas fuentes de informaci¨®n sobre el valor normal en el mercado actual de la mayor¨ªa de los veh¨ªculos en las carreteras.

• Llame al concesionario y pida una copia del contrato.  Si no est¨¢ disponible, prov¨¦ale al concesionario todos los hechos y detalles y pida un precio comparable.
   
• Use anuncios del peri¨®dico del per¨ªodo en el cual el veh¨ªculo fue comprado para determinar la base del costo.  Para determinar el valor normal en el mercado del veh¨ªculo, use los anuncios del per¨ªodo en el cual fue destruido.  Aseg¨²rese de mantener copias de los anuncios.
   
• Si todav¨ªa est¨¢ haciendo pagos, comun¨ªquese con el tenedor del gravamen.

Propiedad de Uso Personal

La cantidad y las clases de propiedad de uso personal podr¨ªan hacer dif¨ªcil el reconstruir registros.  Uno de los mejores m¨¦todos es dibujar ilustraciones de cada habitaci¨®n.  Dibuje un plano de planta que demuestre donde cada mueble se coloc¨®.  Luego, haga dibujos de la habitaci¨®n mostrando claramente todos los estantes mesas.  ?stos no tienen que ser dibujados de manera profesional, s¨®lo tienen que estar lo suficientemente bien hechos para servir este prop¨®sito.  T¨®mese el tiempo y dibuje estantes con objetos conmemorativos encima.  Haga lo mismo con las cocinas y los dormitorios.  Reconstruya lo que estaba all¨ª, especialmente los muebles que hubieran contenido art¨ªculos ¡ª gavetas, tocadores y estantes.  Aseg¨²rese de incluir garajes, ¨¢ticos o desvanes y s¨®tanos.

• Obtenga cat¨¢logos de a?os anteriores.  Estos cat¨¢logos son una buena manera de establecer la base de costo y el valor normal en el mercado.
   
• Verifique los precios de art¨ªculos similares en las tiendas de segunda mano de donde vive para establecer el valor normal en el mercado.  Pase por los pasillos de las tiendas y observe art¨ªculos comparables, particularmente, aparatos de cocina.  Busque art¨ªculos diversos que usted podr¨ªa haber tenido, pero que ha olvidado por haberlos usado s¨®lo de vez en cuando.
   
• Utilice su gu¨ªa de anuncios local como fuente para determinar el valor normal en el mercado.  Tenga ejemplares de esta publicaci¨®n a mano y copie las p¨¢ginas correspondientes a art¨ªculos espec¨ªficos para incluirlas en el archivo de sus registros tributarios relacionados con el desastre.
   
• Verifique los anuncios que solicitan art¨ªculos similares en el peri¨®dico local.  Una vez m¨¢s, guarde con el archivo tributario una copia de todo anuncio que utilice para prop¨®sitos de comparaci¨®n.
   
• Si compr¨® art¨ªculos usando una tarjeta de cr¨¦dito, comun¨ªquese con su compa?¨ªa de tarjetas de cr¨¦dito.
   
• Comun¨ªquese con su biblioteca local y pregunte si tienen n¨²meros atrasados de peri¨®dicos.  La mayor¨ªa de las bibliotecas mantienen ediciones antiguas en microfichas.  Las secciones de venta de estas ediciones previas le podr¨ªan ayudar a establecer los costos originales de art¨ªculos, tales como enseres.
   
• Vaya a una librer¨ªa de libros usados con una cinta de medir y el diagrama de la propiedad destruida.  Mida algunas filas de libros usados y cuente el n¨²mero de libros en cada estante. Sume los precios de esos libros y determine el costo promedio por cada estante.  Luego, cuente el n¨²mero de estantes que tuvo en su hogar y multipl¨ªquelo por el costo promedio por estante.  Esto le ayudar¨¢ a determinar el valor de sus libros antes de la p¨¦rdida.

Registros de Negocio

• Inventarios ¨C Obtenga copias de facturas de los proveedores.  Cuando sea posible, la fecha de las facturas debe ser de al menos un a?o de calendario atr¨¢s.
   
• Ingreso ¨C Obtenga copias de los estados de cuenta bancarios.  Los dep¨®sitos deber¨¢n indicar con bastante exactitud lo que fueron las ventas para un per¨ªodo de tiempo dado.
   
• Obtenga copias de las declaraciones de impuestos federales, estatales y locales del a?o pasado, incluyendo informes de impuestos sobre las ventas, declaraciones de impuestos sobre la n¨®mina y licencias para negocios (de la ciudad o el condado). ?stos indicar¨¢n las ventas brutas para un per¨ªodo de tiempo dado.
   
• Muebles y accesorios ¨C Haga un boceto del interior y exterior del lugar de negocios.  Luego, comience a ponerles los detalles a los dibujos.  (Dentro del edificio ¡ª donde estuvieron los varios tipos de equipo; si es una tienda d¨®nde estaban localizados los productos e inventario. Fuera del edificio ¡ª arbustos, estacionamiento, letreros, toldos, etc.).
   
• Si compr¨® un negocio existente, refi¨¦rase nuevamente al corredor para obtener una copia del contrato de compra.  Esto deber¨¢ explicar en detalle lo que se compr¨®.
   
• Si se construy¨® el edificio para usted, comun¨ªquese con el contratista para obtener los planos del edificio o con la comisi¨®n de planificaci¨®n del condado o de la ciudad para obtener copias de los planos.

Para recibir ayuda e informaci¨®n adicional, use estos recursos:

• L¨ªnea Directa para Ayuda en caso de Desastres del IRS, al 866-562-5227 (lunes a viernes desde las 7 a.m. a las 10 p.m., hora local).
   
• Publicaci¨®n 584 (SP) del IRS, Registro de P¨¦rdidas por Hechos Fortuitos (Imprevistos), Desastres y Robos (Propiedad de Uso Personal).  ?sta les puede ayudar a las personas a hacer una lista de las propiedades de uso personal robadas o da?adas y calcular la p¨¦rdida.  Incluye una lista de los art¨ªculos que podr¨ªan estar en las diferentes habitaciones para ayudarle a recrear el inventario y calcular las p¨¦rdidas en la vivienda, el contenido de la misma y los veh¨ªculos.
   
• Publicaci¨®n 2194 del IRS, Disaster Losses Kit for Individuals (Paquete sobre p¨¦rdidas en desastres para personas f¨ªsicas)
   
• Publicaci¨®n 2194-B del IRS, Disaster Losses Kit for Businesses (Paquete sobre p¨¦rdidas en desastres para negocios), en ingl¨¦s
   
• Publicaci¨®n 584-B del IRS,  Business Casualty, Disaster, and Theft Loss Workbook (Registro de p¨¦rdidas por hechos fortuitos, desastres y robos para negocios), en ingl¨¦s ¨C ?sta est¨¢ disponible para ayudarles a los negocios a hacer una lista de propiedad de uso comercial o propiedad que produce ingresos, que haya sido robada o da?ada y calcular la p¨¦rdida en la misma.
   
• Su preparador profesional de impuestos.

Informacion Relacionada:

•  Formulario 4506 , Request for Copy of Tax Return (Solicitud para una copia fiel de su declaraci¨®n de impuestos) (en ingl¨¦s)
• Formulario 4506-T, Request for Transcript of Tax Return (Solicitud para un trasunto o un informe de la declaraci¨®n de impuestos) (en ingl¨¦s)
• Publicaci¨®n 2194, Paquete sobre p¨¦rdidas en desastres para personas f¨ªsicas PDF
• Publicaci¨®n 584 (SP), Registro de P¨¦rdidas por Hechos Fortuitos (Imprevistos), Desastres y Robos (Propiedad de Uso Personal)
• Publicaci¨®n 584-B, Business Casualty, Disaster, and Theft Loss Workbook (Registro de p¨¦rdidas por hechos fortuitos, desastres y robos para negocios), (en ingl¨¦s) PDF
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