Consejo Tributario del IRS 2023-65SP, 10 de mayo de 2023
No todos los proveedores de servicios de n車mina son iguales. Una empresa confiable y calificada puede ayudar a mantener las empresas seguras y cumplir con los impuestos. Una empresa poco fiable o fraudulenta puede dar lugar a dep車sitos perdidos, robos o declaraciones no presentadas.
Si bien muchos proveedores de servicios de n車mina brindan un servicio de calidad, las empresas no profesionales o fraudulentas tomar芍n el dinero y se marchar芍n, aceptando los impuestos sobre la n車mina de un cliente y cerrando sin aviso. Esto es costoso para la empresa afectada porque es legalmente responsable de informar y pagar los impuestos adeudados, incluso si envi車 fondos al proveedor de servicios de n車mina para los dep車sitos y pagos requeridos.
Las empresas pueden protegerse al contratar uno de estos proveedores confiables:
- Organizaci車n de empleadores profesionales certificados (CPEO, por sus siglas en ingles). En general, estas organizaciones son las 迆nicas responsables de presentar declaraciones de impuestos sobre la n車mina y realizar dep車sitos y pagos de los impuestos que sus clientes declaran por salarios y otras compensaciones. Las CPEO presentan declaraciones y dep車sitos de impuestos sobre la n車mina y pagan las obligaciones tributarias combinadas de sus clientes con el n迆mero de identificaci車n de empleador de la CPEO. Un empleador entra en un contrato de servicio con una CPEO y la CPEO presenta el Formulario 8973 del IRS, Organizaci車n de Empleadores Profesionales Certificados/Acuerdo de Informes de Clientes (en ingl谷s). Los empleadores pueden encontrar una CPEO en los listados p迆blicos (en ingl谷s) en IRS.gov.
- Agente informante. Este es un proveedor de servicios de n車mina que debe depositar los impuestos de un cliente con el Sistema de Pago Electr車nico de Impuestos Federales. Los agentes de informes generalmente pueden compartir la informaci車n de los clientes con el IRS para resolver problemas. Tambi谷n deben proporcionar a los clientes una declaraci車n por escrito que les recuerde que el empleador, no el agente, es responsable de presentar las declaraciones de impuestos y pagar los impuestos a tiempo. Para informar al IRS de su relaci車n con un cliente, los agentes informantes env赤an el Formulario 8655, Autorizaci車n de agente informador (en ingl谷s), que firma el cliente.
- Agente de la Secci車n 3504. Este proveedor de servicios de n車mina retiene, informa y paga los impuestos sobre la n車mina para el empleador. Un agente de la secci車n 3504 asume la responsabilidad junto con el empleador por las responsabilidades de retenci車n del impuesto federal sobre el ingreso, Seguro Social y Medicare del empleador. El agente combina todas las declaraciones de sus clientes empleadores y las env赤a con el EIN del agente. En general, los empleadores que usan los servicios de un agente de la secci車n 3504 a迆n deben presentar declaraciones de impuestos FUTA con sus propios EIN. Para solicitar al IRS que autorice a un tercero como agente del empleador, el empleador presenta el Formulario 2678. Designaci車n de agente por parte de empleador/pagador (en ingl谷s).
El IRS alienta a los empleadores a inscribirse en EFTPS y asegurarse de que su proveedor de servicios de n車mina use EFTPS para realizar dep車sitos de impuestos. Es gratis y brinda a los empleadores un acceso en l赤nea f芍cil y seguro a su historial de pagos para los dep車sitos realizados con su EIN. Esto les ayuda a controlar si su proveedor de servicios de n車mina cumple con sus responsabilidades de dep車sito de impuestos.
Los empleadores deben comunicarse con el IRS acerca de cualquier factura o notificaci車n que reciban, especialmente si la factura o notificaci車n se relaciona con pagos administrados por un tercero. Llame al n迆mero que figura en la factura, escriba a la oficina del IRS que envi車 la factura o comun赤quese con la l赤nea directa de impuestos comerciales del IRS al 800-829-4933.