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FS-2020-16SP, septiembre de 2020

Un empresario por cuenta propia, alguien que posee un negocio no incorporado por s¨ª mismo, debe tomar ciertas acciones si quiere cerrar su negocio. Deben presentar formularios y anexos finales, ya sea que hayan estado en el negocio unos meses o muchos a?os. Aqu¨ª hay informaci¨®n acerca de los formularios finales y los anexos t¨ªpicos que un empresario por cuenta propia necesita presentar al finalizar las operaciones.

Declaraciones del impuesto sobre los ingresos

Los empresarios por cuenta propia deben presentar el Anexo C (Formulario 1040), Ganancia o p¨¦rdida de negocios (Empresa por cuenta propia), con su Formulario 1040, Declaraci¨®n de Impuestos de los Estados Unidos Sobre los Ingresos Personales o Formulario 1040-SR, Declaraci¨®n de impuestos de los Estados Unidos para personas mayores (en ingl¨¦s), para el a?o en que terminaron el negocio. Adem¨¢s, con sus formularios 1040, los empresarios por cuenta propia pueden necesitar presentar:

• Formulario 4797, Venta de propiedad comercial (en ingl¨¦s), si venden o intercambian bienes usados en su negocio. Tambi¨¦n necesitan presentar este formulario si el uso comercial de cierta Secci¨®n 179 (en ingl¨¦s) opiedad listada cae al 50 por ciento o menos.
• Formulario 8594, Declaraci¨®n de adquisici¨®n de activos (en ingl¨¦s), si venden su negocio.
• Anexo SE (Formulario 1040 o 1040-SR), Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia (en ingl¨¦s), si son responsables para el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. 

Impuestos sobre el empleo

Los empresarios por cuenta propia con uno o m¨¢s empleados deben hacer sus ¨²ltimos dep¨®sitos de impuestos federales (en ingl¨¦s). Si los empresarios por cuenta propia no retienen o depositan, impuestos de ingresos, del Seguro Social y Medicare, puede aplicarse la multa por recuperaci¨®n del fondo fiduciario (en ingl¨¦s). La multa es el monto total del impuesto del fondo fiduciario no pagado. El IRS puede imponer la multa a todas las personas que el Servicio determine que son responsables de recaudar, contabilizar y pagar estos impuestos; y que actuaron intencionalmente al no hacerlo. Una persona responsable puede ser un empleado de un empresario por cuenta propia, un contador, o alguien que firma cheques para la empresa o tiene autoridad para causar el gasto de los fondos de negocios.

Los empresarios por cuenta propia deben presentar el Formulario 941, Declaraci¨®n federal trimestral del patrono (en ingl¨¦s) (o Formulario 944 (SP), Declaraci¨®n Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador, para el trimestre calendario en el que realizan los pagos finales de salario. Marcan la casilla e ingresan la fecha en que se pagaron los salarios finales en la l¨ªnea 17 del Formulario 941 o la l¨ªnea 14 del Formulario 944. Deben adjuntar un documento a su declaraci¨®n que muestre el nombre de la persona que mantiene los archivos de n¨®mina y la direcci¨®n donde se guardar¨¢n esos archivos.

Los empresarios por cuenta propia deben presentar el Formulario 940, Declaraci¨® de impuestos federales anuales de desempleo (FUTA) del empleador (en ingl¨¦s), para el a?o calendario en el que se pagaron los salarios finales. Deben marcar la casilla d en la secci¨®n Type of Return para mostrar que el formulario es el final.

Los empresarios por cuenta propia tambi¨¦n deben proporcionar el Formulario W-2, Comprobante de salarios e impuestos (en ingl¨¦s), a sus empleados para el a?o calendario en el que hacen pagos finales de salarios. Generalmente, proporcionan las copias B, C y 2 a los empleados. Presentan el Formulario W-3, Transmisi¨®n de declaraciones de impuestos y salarios(en ingl¨¦s), para transmitir la Copia A a la Administraci¨®n del Seguro Social.

Fechas de vencimiento

Visite IRS.gov para obtener informaci¨®n acerca de las fechas de vencimiento del impuesto sobre el empleo (en ingl¨¦s).

Otros informes para empresarios por cuenta propia con empleados

Si los empleados reciben propinas, el empresario por cuenta propia debe presentar el Formulario 8027, Declarci¨®n anual de informaci¨®n del empleador de ingresos de propinas y propinas asignadas (en ingl¨¦s), para reportar los ingresos finales de propinas y las propinas asignadas.

Si el empresario por cuenta propia proporciona a los empleados un plan de pensi¨®n o beneficio, debe presentar un Formulario 5500, Declaraci¨® anual/Informe del plan de beneficios para empleados (en ingl¨¦s) final.

Empresarios por cuenta propia que pagan a contratistas

Los empresarios por cuenta propia reportan pagos a los contratistas a quienes han pagado al menos $600 por servicios (incluidas piezas y materiales) durante el a?o calendario en el que terminan el negocio en el Formulario 1099-NEC, Compensaci¨®n de no empleados (en ingl¨¦s).

Algunos presentadores deben presentar los formularios 1099 electr¨®nicamente. Aquellos que presentan formularios en papel tambi¨¦n deben presentar el Formulario 1096, Resumen anual y transmisi¨®n de declaraciones de informaci¨®n de los Estados Unidos (en ingl¨¦s), para transmitir copias en papel de los formularios 1099 al IRS.

Archivos

El tiempo que un due?o de negocio debe guardar un documento depende de varios factores. Estos factores incluyen la acci¨®n, el gasto y evento que dicho documento registra. Las empresas deben llevar archivos relacionados con la propiedad hasta que expire el per¨ªodo de prescripci¨®n para el a?o en que se dispone de la propiedad en una disposici¨®n tributable.

Los due?os de negocios deben mantener todos los archivos de impuestos sobre el empleo (en ingl¨¦s) durante al menos cuatro a?os.

N¨²meros de identificaci¨®n del empleador

Una vez que el IRS asigna un n¨²mero de identificaci¨®n del empleador a un empresario por cuenta propia, se convierte en el n¨²mero de identificaci¨®n federal permanente del contribuyente para ese negocio. Para cerrar su cuenta comercial, un empresario por cuenta propia debe enviar al IRS una carta que incluya el nombre legal completo de su negocio, el EIN, la direcci¨®n comercial y la raz¨®n por la que desea cerrar su cuenta. Si tienen una copia del aviso que el IRS emiti¨® con la asignaci¨®n de EIN, deben incluirlo con la carta. Deben escribir al IRS a: Internal Revenue Service, Cincinnati, Ohio 45999.

Los empresarios por cuenta propia que:

1. hicieron un dep¨®sito de impuestos federales u otro pago de impuesto federal, 
2. son responsables de cualquier impuesto del negocio o 
3. el IRS les notifica por qu¨¦ necesitan presentar una declaraci¨®n de impuestos para el negocio,

deben presentar las declaraciones de impuestos apropiadas antes de que el IRS pueda cerrar su cuenta.

M¨¢s informaci¨®n:

• Publicaci¨®n 334, Gu¨ªa tributaria para los peque?os negocios (para las personas que usan el Anexo C) (en ingl¨¦s)
• C¨®mo cerrar su negocio*
• Video para cerrar un negocio (en ingl¨¦s)
• Centro informativo para trabajadores por cuenta propia y peque?os negocios*
• Publicaci¨®n 3402, Impuestos sobre compa?¨ªas de responsabilidad limitadas (en ingl¨¦s)
• IRS proporciona orientaci¨®n bajo la Ley CARES a los contribuyentes con p¨¦rdidas netas de operaci¨®n (en ingl¨¦s)

*disponible en varios idiomas