obÌåÓý

Puede elegir cualquier sistema de mantenimiento de registros adecuado para su negocio que muestre claramente sus ingresos y gastos. El negocio que usted tenga afecta el tipo de registros que necesita mantener para prop¨®sitos del impuesto federal. Su sistema de mantenimiento de registros debe incluir un resumen de las transacciones de su negocio. Este resumen se hace normalmente en sus libros contables (por ejemplo, el libro diario y el libro mayor). Sus libros tienen que mostrar sus ingresos brutos, as¨ª como sus deducciones y cr¨¦ditos. Para la mayor¨ªa de los peque?os negocios, la cuenta corriente del negocio es la fuente principal de los asientos en los libros del negocio.

Algunos negocios escogen utilizar programas de software de contabilidad electr¨®nica (en ingl¨¦s) o alg¨²n otro tipo de sistema electr¨®nico para capturar y organizar sus registros. El programa de software de contabilidad electr¨®nica o el sistema electr¨®nico que elija, debe cumplir con los mismos principios b¨¢sicos de mantenimiento de registros mencionados anteriormente. Todos los requisitos que se aplican a los libros y registros impresos tambi¨¦n se aplican a los registros electr¨®nicos. Para obtener m¨¢s informaci¨®n detallada, consulte la Publicaci¨®n 583, C¨®mo iniciar un negocio y mantenimiento de registros (en ingl¨¦s).

Documentos comprobantes del negocio

Las compras, ventas, n¨®minas y otras transacciones de su negocio generar¨¢n los documentos comprobantes. Los documentos comprobantes incluyen recibos de venta, cuentas pagadas, facturas, recibos, hojas de dep¨®sitos y cheques cancelados. Estos documentos contienen la informaci¨®n que usted necesita para registrar en sus libros. Es importante mantener estos documentos, porque comprueban los asientos en sus libros y en su declaraci¨®n de impuestos. Debe mantenerlos de manera ordenada y en un lugar seguro. Por ejemplo, organ¨ªcelos por a?o y por tipo de ingreso o gasto.

Los siguientes son algunos de los tipos de registros que debe mantener:

• Ingresos Brutos son los ingresos que recibe de su negocio. Debe mantener los documentos comprobantes que muestran las cantidades y las fuentes de sus ingresos brutos. Los documentos para los ingresos brutos incluyen los siguientes:
  • Cintas de caja registradora
  • Informaci¨®n de dep¨®sitos (ventas al contado y a cr¨¦dito)
  • Libros de recibos
  • Facturas
  • Formularios 1099-MISC

• Compras son los art¨ªculos que usted compra y revende a los clientes. Si usted es un fabricante o productor, esto incluye el costo de toda la materia prima o piezas compradas para la fabricaci¨®n de productos acabados. Sus documentos comprobantes deben identificar el pagador, la cantidad pagada, evidencia de pago, la fecha en que se incurri¨® e incluir una descripci¨®n del art¨ªculo que muestre que esa cantidad fue para las compras. Los documentos de compras incluyen los siguientes:
  • Cheques cancelados u otros documentos que identifiquen la prueba de pago/transferencia electr¨®nica de fondos
  • Recibos de las cintas de caja registradora
  • Recibos y estados de cuentas de tarjetas de cr¨¦dito
  • Facturas
• Nota: Una combinaci¨®n de documentos comprobantes se podr¨ªa necesitar para demostrar todas las partidas de la compra.

• Gastos son los costos en que usted incurre (que no son compras) para llevar a cabo su negocio. Sus documentos comprobantes deben identificar el pagador, la cantidad pagada, evidencia de pago, la fecha en que se incurri¨® e incluir una descripci¨®n del art¨ªculo comprado o el servicio recibido que muestre que la cantidad fue para un gasto del negocio. Los documentos para gastos incluyen los siguientes:
  • Cheques cancelados u otros documentos que muestren la prueba de pago/transferencia electr¨®nica de fondos
  • Cintas de recibos de la caja registradora
  • Estados de cuentas
  • Recibos y estados de cuentas de tarjetas de cr¨¦dito
  • Facturas
• Nota: Una combinaci¨®n de documentos comprobantes se podr¨ªa necesitar para demostrar todas las partidas de la compra.

• Gastos de Viajes, Transportaci¨®n, Entretenimiento y Regalos
  Si usted deduce los gastos de viajes, entretenimiento, regalos o transportaci¨®n, tiene que poder demostrar (comprobar) ciertos elementos de los gastos. Para obtener m¨¢s informaci¨®n, consulte la Publicaci¨®n 463, Gastos de viajes, transportaci¨®n y regalos (en ingl¨¦s).

• Activos son la propiedad, tales como la maquinaria y mobiliario, que usted posee y utiliza en su negocio. Debe mantener registros para verificar cierta informaci¨®n sobre los activos de su negocio. Necesita los registros para calcular la depreciaci¨®n anual y la ganancia o p¨¦rdida al vender los activos. Los documentos para los activos deben mostrar la siguiente informaci¨®n:
  • Cu¨¢ndo y c¨®mo adquiri¨® los activos
  • Precio de compra
  • Costo de toda mejora
  • Deducci¨®n obtenida conforme a la secci¨®n 179
  • Deducciones tomadas por depreciaci¨®n
  • Deducciones tomadas por p¨¦rdidas fortuitas, tales como las p¨¦rdidas resultantes de incendios o tormentas
  • C¨®mo utiliz¨® el activo
  • Cu¨¢ndo y c¨®mo enajen¨® el activo
  • Precio de venta
  • Gastos de venta

• Los siguientes documentos pueden mostrar esta informaci¨®n:
  • Facturas de compras y ventas
  • Estados de cierre de bienes ra¨ªces
  • Cheques cancelados u otros documentos que identifiquen el beneficiario, la cantidad y la prueba de pago/transferencia de fondos electr¨®nicos

• Impuestos sobre la N¨®mina
  Hay registros espec¨ªficos de impuestos sobre la n¨®mina que debe mantener. Guarde todos los registros sobre la n¨®mina por al menos cuatro a?os. Para obtener informaci¨®n adicional, consulte Mantenimiento de registros para los empleadores (en ingl¨¦s) y Publicaci¨®n 15, (Circular E) Gu¨ªa tributaria para los empleadores (en ingl¨¦s).